Revisión manejo remisiones-20260407_101907-Grabación de la reunión

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S… Speaker 1 (Revisión manejo remisiones-20260407_101907-Grabación de la reunión)

que es lo que ya conversamos son las nuevas remisiones que ya programamos y se necesita a ustedes le notifican esto a jimmy para que ellos hagan su ingreso y poder facturar

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S… Speaker 1 (Revisión manejo remisiones-20260407_101907-Grabación de la reunión)

sí sí sí sí vi algo pero entonces en ese caso eso debería ser a diario

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S… Speaker 1 (Revisión manejo remisiones-20260407_101907-Grabación de la reunión)

O sea, con el ejemplo que yo le coloqué, lo del 7 que vamos a fachar hoy, mañana debería estar en el grupo para comenzar a revisar con ellos. Ya el tema de esto y eso es netamente Quintia Colombia, nosotros debemos de solucionar, pero el resto no debería, y bueno, Cristian que es el que ha estado interactuando más con eso, eso no debería tardar más de dos días, ya los casos puntuales son los que se entrarían a revisar.

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S… Speaker 3 (Revisión manejo remisiones-20260407_101907-Grabación de la reunión)

si tiene alguna novedad para poder avanzar exactamente porque esa es la dinámica mientras se regulariza ya el tema de que todo pues entre por pasar

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S… Speaker 2 (Revisión manejo remisiones-20260407_101907-Grabación de la reunión)

Cristian está levantando la mano. Sí, señor. Entonces, esta mañana precisamente nos reuníamos con Carlos y Yamil, donde evidenciábamos dos falencias en el proceso, como usted lo menciona, Ricardo. Entonces, la primera falencia, estamos teniendo un tema de tiempos adicionales de validación. Estábamos teniendo una afectación ahí con, digamos, un reproceso.

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S… Speaker 2 (Revisión manejo remisiones-20260407_101907-Grabación de la reunión)

En temas de verificación, eso obviamente le estaba contrarrestando, le estaba quitando tiempo operativo al facturador, ya con ya mil decimos ni unos acuerdos internos para poder que eso se mitigue al mínimo y él pueda tener la velocidad suficiente para facturar lo del tramo del día, los dos tramos del día, perdón, y darle prioridad a la evacuación de estas remisiones que están pendientes. ¿Por qué?

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S… Speaker 2 (Revisión manejo remisiones-20260407_101907-Grabación de la reunión)

También le mencionaba a él que para este cierre cerramos con 64 documentos pendientes por legalizar. Obviamente no todos eran por temas de novedades y ese número es bastante alto para tener ahí a un cierre y dejar eso pendiente para el mes siguiente. Eso por temas de afectación a nivel financiero, a nivel de...

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S… Speaker 2 (Revisión manejo remisiones-20260407_101907-Grabación de la reunión)

confiabilidad de inventario y demás. Entonces, aquí digamos que el espacio también es interesante que hagamos como una especie de compromiso, yo le mencionaba a Carlos, digamos de procedimentalmente dejar establecido un número, un índice que nos permita decir, bueno, que ingresan ocho pedidos promedio diario.

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S… Speaker 2 (Revisión manejo remisiones-20260407_101907-Grabación de la reunión)

El compromiso va a ser para el facturador legalizar esos 8 pesos que ingresaron en el día anterior, en el día inmediatamente posterior. ¿Para qué? Para evitar al máximo temas de desviaciones de inventario, novedades en tema de que el mismo equipo e-commerce es presentando todo el día. Este documento ya se facturó, ya me lo enviaron. El cliente me está preguntando si se facturó. Esto sí se despachó.

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S… Speaker 2 (Revisión manejo remisiones-20260407_101907-Grabación de la reunión)

Hay que ahí hacer una tarea de parte ya a nivel de proceso interno entre nosotros mismos, tener un acuerdo para que eso no vuelva a suceder porque tenemos que blindar al máximo la importancia en cuanto al tema de nivel de confiabilidad. Uno, de inventario y dos, de no dejar los cierres con temas financieros pendientes.

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S… Speaker 1 (Revisión manejo remisiones-20260407_101907-Grabación de la reunión)

Exactamente, lo que Cristian, y pues Cristian que es el que tiene el mayor conocimiento en el tema de facturación, yo por eso quería el espacio con ustedes para conocerle un poco más, porque yo no lo tengo tan claro, porque no participo de todos los espacios, pero es eso, yo creo que es lo mismo que yo mencioné, pedidos de hoy deberían quedar legalizados mañana, y son siete, que si es tema...

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S… Speaker 1 (Revisión manejo remisiones-20260407_101907-Grabación de la reunión)

Pero uno pues igual toca escribirle por el grupo, porque es que eso viene afectando, haciendo ruido en Quintia, Colombia, el que no está actualizado, lo que ya mencionó Cristian. Aparte de eso, pues el tema de los inventarios. Yo les mencionaba que la semana pasada que estuviera en un comité, comenzó Edison a preguntarme de unos datos.

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S… Speaker 1 (Revisión manejo remisiones-20260407_101907-Grabación de la reunión)

Hicimos un plan de contingencia, fue trasladarnos la mercancía a un almacén donde no lo tengan en cuenta los comerciales. Y comenzaron allá, pero ¿por qué está esto? Allá hay una mercancía que realmente ya se había legalizado. En este momento lo que hay en ese almacén, con lo que Carlos presenta, mucha de esa mercancía ya está legalizada. Y para el área comercial, ¿qué sucede? Eso no está disponible.

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S… Speaker 1 (Revisión manejo remisiones-20260407_101907-Grabación de la reunión)

Entonces, eso está generando una desviación en el inventario de tener algo que sí lo tenemos físico, que debe estar disponible para despacho, supuestamente que está para una legalización. Entonces, la idea es que estos dos casos puntuales que tenemos se puedan solucionar y las otras remisiones que están ahí pendientes, lo que sea por esto.

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S… Speaker 1 (Revisión manejo remisiones-20260407_101907-Grabación de la reunión)

Yo debo juntarle su stop y ya los demás casos pues tenemos que revisarlos, pero que tiene que quedar al día el tema de las remisiones y que el compromiso sea exactamente ese. El tema del hipómero no debería tardar más de 48 horas, mientras lo sigan manejando tan manualmente, no debería tardar más de 48 horas, a no ser que sea un caso, algo que no se pueda resolver.

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S… Speaker 2 (Revisión manejo remisiones-20260407_101907-Grabación de la reunión)

En ese tiempo que lo que hubiésemos ahí pendiente para poder seguir manejando los inventarios en tiempo y forma. Sí, señor. Así es, don Ricardo. Entonces, digamos que yo les voy a presentar un momento porque también es interesante, pues, como el tema de la retroalimentación, obviamente para el equipo que está ejecutando el proceso. En este momento que después es la persona, el key user, que es Carlos. Entonces, por ejemplo, acá.

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S… Speaker 2 (Revisión manejo remisiones-20260407_101907-Grabación de la reunión)

que desde clefatura comercial nos escriben. Hay una variación a nivel de inventario, ¿cierto? Ustedes dicen que hay unos lotes, pero realmente esos lotes no están físicamente. Entonces aquí nos copian a Google Card, nos copian a mí, nos copian a Donation, por el tema de esa falencia o ese desviaje de información.

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S… Speaker 2 (Revisión manejo remisiones-20260407_101907-Grabación de la reunión)

¿Eso a qué obedece directamente? ¿Cuál es el impacto? Pues que ellos están haciendo ahorita, están programando el pedido, el pedido se programa, realmente se envía la factura y no hay producto físico. Entonces, ahí tenemos que poner decisiones, despachar desde otro centro logístico, eso impacta temas de sobrecostos en temas de flete. Entonces, si ustedes interiorizan como la información...

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S… Speaker 2 (Revisión manejo remisiones-20260407_101907-Grabación de la reunión)

De manera correcta van a ver que la afectación es muy grande. Ese es el porqué de este espacio. Queríamos hacerlo directamente con Oscar, también porque entiendo que Oscar está implicado en el proceso.

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S… Speaker 2 (Revisión manejo remisiones-20260407_101907-Grabación de la reunión)

¿Con qué? Con el manejo de la información, de la administración de la información. A los cierres de la jornada, él debe compartir a don Ricardo el insumo para que él bloquee ese inventario y no aparezca como disponible para nuevos pedidos. Esa es también como la otra parte que también, digamos que ha venido funcionando, pero debe quedar como oficializado que procedimentalmente debe hacerse de esta forma hasta que...

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S… Speaker 1 (Revisión manejo remisiones-20260407_101907-Grabación de la reunión)

Magento vuelva a funcionar y sea automático. Sí, bueno, exactamente. Esa es información que yo en varias oportunidades les solicité por el grupo. Solo recibí una hace prácticamente un mes, que es lo que hablé ya que se movió a la C02, lo que ya revisamos para el cierre de marzo con Carlos. En este momento lo que les digo, la información está desactualizada. Con lo que presenta Carlos es muy poquito a lo que tenemos en ese almacén, la C02.

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S… Speaker 1 (Revisión manejo remisiones-20260407_101907-Grabación de la reunión)

Yo necesito la información para poder depurar los inventarios. Pero vuelvo y les digo, no habíamos tardado más de 48 horas y eso estamos siendo muy amplios para legalizar esas remisiones. Hablando de e-commerce, porque mire que nos concentramos en e-commerce, que creo que es el que va a tener un plazo más largo de poderse solucionar.

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S… Speaker 1 (Revisión manejo remisiones-20260407_101907-Grabación de la reunión)

Entonces, ese debería ser el compromiso al cierre del día o al día siguiente, bueno, que quedó con remisiones para comenzar a mapear. Al día siguiente es que prácticamente con lo que estamos hablando ni siquiera yo debería desmovilizar eso. Si al día siguiente Carlos comienza a legalizar eso, pues lo van a necesitar disponible. Si no, nos la vamos a pasar bloquee, desbloquee, bloquee, desbloquee el inventario. Ya debería ser solo los casos puntuales los que tenemos que bloquear.

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S… Speaker 1 (Revisión manejo remisiones-20260407_101907-Grabación de la reunión)

porque tengan alguna novedad. Es importante, muchachos, que igual aporten su...

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S… Speaker 1 (Revisión manejo remisiones-20260407_101907-Grabación de la reunión)

porque es su día a día como la vez en el caso de comer y ahora vamos para el canal tradicional el canal tradicional cual les decía se ha regularizado mucho el tema de mucha remisión

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S… Speaker 1 (Revisión manejo remisiones-20260407_101907-Grabación de la reunión)

Ya nos pasó esta semana arrancando con el tema del turbato parado, que ya estaba viajando para Sigra y se facturó el tema de Cúbico. Bueno, ahí se logró solventar el tema. Entonces, eso se viene haciendo por el arranque de mes, que el último día hoy se están emitiendo una serie de remisiones para que las terceras hagan su alistamiento y puedan haber despachos en el primer corte del siguiente día.

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S… Speaker 1 (Revisión manejo remisiones-20260407_101907-Grabación de la reunión)

Pero ahí es lo mismo. Ahí estamos teniendo falencias. ¿Por qué? La primera, la que ya les mencioné. La segunda, que al recibir en el almacén una remisión el día de... Vamos a ver el ejemplo lo mismo. Hoy estoy cerrando, le mando una remisión a CCL, le digo a liste metal mercancílico. Y mañana le envían una factura porque ha pasado. Y si no tienen la precaución...

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S… Speaker 1 (Revisión manejo remisiones-20260407_101907-Grabación de la reunión)

Entonces le dice Germán o Wilson, la factura tal reemplaza la remisión tal, pero ellos quedan hechos el día anterior, separan la mercancía y la encuentran bloqueada en los inventarios de CCL. Todos manejamos el inventario de CCL y si se dan de cuenta encuentra uno a veces mercancía bloqueada por parte de ellos, CCL. Y es por eso, porque reciben dos documentos.

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S… Speaker 1 (Revisión manejo remisiones-20260407_101907-Grabación de la reunión)

Y pues solo se está despachando uno. Ese es un tema que se viene trabajando ya hace un tiempo precisamente por agilizar el primer día de despachos. Pero pues lo primero que debería legalizarse arrancando la facturación del primer día es todo lo que se generó con remisiones desde el día anterior. ¿O me equivoco?

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S… Speaker 2 (Revisión manejo remisiones-20260407_101907-Grabación de la reunión)

Sí, tienes toda la razón, Ricardo. O sea, el deber ser es, digamos, emitir remisiones, se hace la apertura del periodo contable, inmediatamente empezar a desatrasar todos esos pedidos remisionados que se gestionaron desde el día, o desde el fin de semana, el día viernes o jueves, siendo festivos, para poder que no haya como la inconsistencia que tuvimos con este tema de SIGRA y del PUER.

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S… Speaker 1 (Revisión manejo remisiones-20260407_101907-Grabación de la reunión)

Exactamente, porque al emitir una remisión es porque ya pasó todo el filtro, ¿no? Cartera aprobó, hizo todo, o sea que es un pedido que no debería tener problema. Y pues la idea es poder optimizar, porque mire que últimamente nos hemos venido viendo con unos stops.

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S… Speaker 1 (Revisión manejo remisiones-20260407_101907-Grabación de la reunión)

bajitos, hay otros que tenemos la novedad del tipo de deberías y lo mismo, si lo autoricen a entregarle al cliente, entonces ahí tenemos la novedad, pero creo que ese es el funcionamiento de lo mismo, yo estaba aquí mucho tiempo y hemos trabajado de esa manera y lo que yo les digo a ustedes es que tenemos que tratar de minimizar, el tema de remisiones porque es que finalmente eso genera una doble carga de trabajo, hago una remisión, envío,

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S… Speaker 1 (Revisión manejo remisiones-20260407_101907-Grabación de la reunión)

Los muchachos programan todo y al día siguiente está la factura. Y el hombre vuelva y haga todo el proceso. Entonces, para mí, y le escuchaba a Cristian hace un ratito que estaban revisando, es que el tema de remisiones debe ser puntual. Que lo autoriza en este caso Paola, lo autoriza Eizo. Son los que autorizan a hacer ese tipo de despachos. Pero debería ser mínimo para la misma carga del día a día.

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S… Speaker 1 (Revisión manejo remisiones-20260407_101907-Grabación de la reunión)

de quien factura y de quienes programamos como yo estoy en este momento haciendo las programaciones de mosquera adicional tenemos un tema de inventarios que no hemos podido en lo que ha corrido el año consolidar febrero pues locura porque estábamos sólo con remisiones remisiones más uno terminamos

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S… Speaker 1 (Revisión manejo remisiones-20260407_101907-Grabación de la reunión)

En abril yo necesito, y comenzamos creo que ayer con Cristian, la idea es que para el 25 de abril se haga el inventario, el inventario físico y hacer la conciliación. Antes, ¿por qué no? Precisamente porque la idea es tener un tiempo para poder legalizar lo que ya Carlos presentó.

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S… Speaker 1 (Revisión manejo remisiones-20260407_101907-Grabación de la reunión)

de revisar y mover todas esas mercancías que están en ese almacén AC02, que efectivamente estemos seguros de que están legalizadas y poder emitir unos inventarios. Revisamos bien el 24, el viernes 24, que vamos a dejar programado en esas terceras.

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S… Speaker 1 (Revisión manejo remisiones-20260407_101907-Grabación de la reunión)

para que ellos nos pasen un inventario lo más exacto posible y poder hacer la consolidación. La última consolidación fue la de la auditoría del mes de diciembre. Y la idea del inventario fue la auditoría. Yo estaba haciendo por ahí sondeos, pero lo que les digo, me encuentro con muchas cosas que, pues obviamente, que tiene que uno irse hacia atrás a revisar. Entonces la idea es esa, dar un corte.

15:49

S… Speaker 1 (Revisión manejo remisiones-20260407_101907-Grabación de la reunión)

En esa fecha, no les digo que el 18 porque la idea es cada tercer sábado, pero el 18 yo estoy y Wilson vuelve hasta el 20, entonces no me va a dar tiempo para comenzar a mirar momentos que tengamos pendientes. Pero yo necesito el compromiso de cada uno de ustedes de que debe ser así. El día 24 hacemos un cierre en corte que nos va a quedar para despachos a partir del 27 y ese 25 pedir los inventarios a las terceras y hacer.

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S… Speaker 1 (Revisión manejo remisiones-20260407_101907-Grabación de la reunión)

Y comenzar a revisar. ¿Para qué? Esperemos no tener muchas desviaciones de lo que ha ocurrido en estos tres meses del año en curso. Porque realmente el tema de inventarios es lo que le digo. Y ha hecho mucho ruido, yo creo que con ninguno, creo que ni con Cristian. Nosotros presentamos el cierre de inventarios que nos auditaron. Joana presentó el informe crudo.

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S… Speaker 1 (Revisión manejo remisiones-20260407_101907-Grabación de la reunión)

Y junto con Edison presentamos el cierre del inventario que tiene unas desviaciones. Estamos haciendo todavía ajustes con Joana porque igual ella estaba con todo el tema de Sarcana y pues no hubo tiempo. Estamos haciendo esos ajustes al inventario, pero la idea es poder organizarlo y para facilidad de cada uno de nosotros.

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S… Speaker 1 (Revisión manejo remisiones-20260407_101907-Grabación de la reunión)

Le llamo a Carlos, es para Cristian por ahora también haciendo movimientos que sean mínimos y tengamos la claridad, porque la verdad es desgastante yo creo que para todos. Revise, vaya, mande, tómenme la foto, no sé si realmente tenemos o no tenemos el inventario disponible. La idea es que podamos hacer esto.

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S… Speaker 1 (Revisión manejo remisiones-20260407_101907-Grabación de la reunión)

por lo menos para el primer semestre que lo tengamos muy bien organizado y lo que les digo, esperar que con esta serie de documentos que se han emitido, pues no pueden haber errores, pero que los podamos revisar y legalizar en el menor tiempo posible. De mi parte era eso, quería entenderlo un poquito más, pero lo mismo, el mensaje de ustedes que son los que están allá.

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S… Speaker 1 (Revisión manejo remisiones-20260407_101907-Grabación de la reunión)

El tema de la remisión del canal tradicional, no, procuremos que no, que sea de una vez el tema de facturas para, y cuando se genere, pues lo que ya hablamos, es lo primero que se debe realizar para poder tener esos stocks actualizados. Perfecto, Ricardo, entonces digamos que yo creo que haciendo una síntesis del espacio.

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S… Speaker 2 (Revisión manejo remisiones-20260407_101907-Grabación de la reunión)

Compromisos, ¿cierto? Entonces, compromisos desde facturación, mitigar el tema de los pendientes por facturar al mínimo, hacer el ejercicio de depuración diariamente para que todo lo que se emite en remisión del día anterior, que o logre quedar facturado en el día inmediatamente posterior, transcurridas las 24 horas.

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S… Speaker 2 (Revisión manejo remisiones-20260407_101907-Grabación de la reunión)

Segundo compromiso por parte de Oscar, hacer el reporte al cierre de jornada con todos los pendientes para legalización para temas de bloqueo, para que don Ricardo pueda gestionar el estatus del inventario a control calidad o a bloqueo para que no se tenga en cuenta en otros pedidos.

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S… Speaker 2 (Revisión manejo remisiones-20260407_101907-Grabación de la reunión)

De mi parte, me llevo el compromiso de, en conjunto con Joana, buscar, considerar un espacio para emitir un comunicado oficial y volver a retomar el tema de emisión de, remisión está al mínimo, a la mínima expresión, porque ya el sistema está funcional y digamos que los parámetros para facturación están regularizados.

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S… Speaker 1 (Revisión manejo remisiones-20260407_101907-Grabación de la reunión)

Sí, exactamente. Y lo que les digo, el tema de la remisión cerrando el mes, que tampoco es que sean muchos, pues la idea es también poderlo minimizar. Y con Cristian lo hemos revisado en algún momento los dos, que comenzamos a liar. Bueno, ¿qué remisionamos? Por la distancia, ahora más por el tema de distancia, que se remisionaba mucho pedir, que no necesitan para dinero, segundo y IVA, pero todo ese tema de urbanos y eso, si se factura en el primer año.

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S… Speaker 1 (Revisión manejo remisiones-20260407_101907-Grabación de la reunión)

el corte el primer día eso debería no debería tener problema para los despachos eso minimiza la cantidad que le digo nos va a dar tiempo y reprocesos de vuelve como póngase a revisar qué es lo que voy a tener pendiente legal y la idea es más adelante podemos revisar un espacio obviamente el espacio la vamos a tener que tener después de la conciliación de inventarios en la fecha que ya les indique

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S… Speaker 1 (Revisión manejo remisiones-20260407_101907-Grabación de la reunión)

para poderlo validar. Ese compromiso me lo llevo yo, porque Edison también me pidió una información y le dije, la información no está actualizada precisamente porque debíamos revisar estos puntos hoy. Entonces, el compromiso lo tengo yo con la Gerencia de Operaciones, que para el 25 hacemos el corte con el compromiso que cada uno tiene aquí en esta reunión para que eso nos salga.

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S… Speaker 1 (Revisión manejo remisiones-20260407_101907-Grabación de la reunión)

La última semana le está pasando un informe de decir, mire la foto del inventario, lo que le digo, esperando que nos vayan a encontrar por ahí con sorpresas, que nos toque comenzar a buscar si es que nos quedó algo por allá pendiente legalizar. ¿Puede pasar? Puede pasar. Porque ha habido demasiado documento por fuera del sistema, pero necesitamos ya darle corte a eso porque...

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S… Speaker 1 (Revisión manejo remisiones-20260407_101907-Grabación de la reunión)

Pues, aparte de Cristian, no sé, los demás han hecho alguna conciliación de inventarios y Cristian lo hizo en algún momento en Quintia, no sé, en otro lado. Y eso es lo más engorroso que puede haber. Comience usted a buscar, imagínese, tres meses atrás, diferencias que vayamos a encontrar. Entonces, de mi parte es eso, pero ¿qué necesito? Compromiso de que ya menciono, Cristian, de cada uno de ustedes.

21:55

S… Speaker 1 (Revisión manejo remisiones-20260407_101907-Grabación de la reunión)

Listo muchachos, de pronto este espacio, como han visto, queríamos darle recorrido al proceso, evaluar entre todos los puntos de dolor, hacer el compromiso, vamos a generar un acta para dejar los compromisos por escrito y obviamente también atender como a sus sugerencias, ustedes que están en el día a día, digamos qué propuestas pueden generar para que este proceso pueda mejorar aún más.

22:23

S… Speaker 1 (Revisión manejo remisiones-20260407_101907-Grabación de la reunión)

¿Cierto? O se pueda, digamos, contrarrestar la valencia que tenemos de diferencias de esto.

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S… Speaker 1 (Revisión manejo remisiones-20260407_101907-Grabación de la reunión)

Sí, exactamente, y eso es básicamente en este momento, está en manos suyas Carlos, que es el que está manejando, ya en el momento, porque entiendo que el backup es cristiano, si Carlos no está es cristiano, pues es lo mismo.

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S… Speaker 1 (Revisión manejo remisiones-20260407_101907-Grabación de la reunión)

Cada uno en otro, pues nos toca eso ahora un momento y lo que les digo, por eso hablamos de 48. Nos puede volver un día muy cargado de mucha cosa, no se logró legalizar el día siguiente, pero pues ya hablamos de 48 horas para poder organizar y pues bueno, esperar a ver en qué momento nos van a, yo no sé cuánto tiempo vaya a tardar de que ya se pueda montar y regularizar todos los pedidos para ahí sí hablar de remisiones y alcalde por ahí.

23:33

S… Speaker 1 (Revisión manejo remisiones-20260407_101907-Grabación de la reunión)

Al fin de mes para ciertos pedidos y ya. Volver a lo que teníamos pues en el 2025. Bueno muchachos, no sé si es algo más porque ya nos extendimos y voy a comenzar a revisar lo que ya hayan facturado. Listo don Ricardo, muchas gracias. No sé Oscar si tiene una apreciación, un aporte al espacio. No, no, por el momento no compas. Listo, bueno perfecto, entonces así quedamos. Muchas gracias.

24:08

S… Speaker 2 (Revisión manejo remisiones-20260407_101907-Grabación de la reunión)

Gracias.

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