WhatsApp Audio 2026-05-06 at 11.43.03

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S… Speaker 2 (WhatsApp Audio 2026-05-06 at 11.43.03)

ok aspetta ti interrompo un attimo per essere chiaro su questo giro allora arrivano gli ordini sì poi chi è che li accetta Fabrizio o Dennis? l'ordine arriva al commerciale che ha fatto l'offerta quindi se a te l'offerta la fa Fabrizio sì ok

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S… Speaker 1 (WhatsApp Audio 2026-05-06 at 11.43.03)

Tu invierai il tuo ordine a Fabrizio, poi se Fabrizio vorrà lo spiegherà a Denis, ne parleranno, però di base quello che è l'offerta di Fabrizio tornerà a Fabrizio, quella che è l'offerta di Gianluca tornerà a Gianluca e quello che è l'offerta di Denis tornerà a Denis. E immediatamente viene girata a te.

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S… Speaker 2 (WhatsApp Audio 2026-05-06 at 11.43.03)

Sì, loro hanno la mail con la conferma d'ordine e me la inoltrano. Quindi email conferma d'ordine, inoltrano le mail a te su Info. Esatto, indipendentemente dal tipo di offerta che sia, manutenzione, arrivamento. Ok, poi tu che cosa fai? Salvi tutti i documenti con la conferma d'ordine sul NAS. Esatto, esatto.

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S… Speaker 1 (WhatsApp Audio 2026-05-06 at 11.43.03)

Abbiamo un file diviso per cartelle, salvo l'offerta, salvo la conferma d'ordine del cliente e inserisco in un file Excel la cifra. Numero di commessa, cifra e quant'altro. Prendo questa mail, la giro a Valeria e lei da lì farà la conferma d'ordine nostra.

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S… Speaker 2 (WhatsApp Audio 2026-05-06 at 11.43.03)

Verso il cliente. Che significa operativamente entrare sul gestionale, immagino, caricare l'ordine e dire, creare il documento per confermare che l'ordine è stato... Esatto, è ricevuto dal cliente, perché poi a volte magari ci sono delle modifiche, si confronta con la contabilità e in questa conferma d'ordine c'è anche la conferma del pagamento.

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S… Speaker 1 (WhatsApp Audio 2026-05-06 at 11.43.03)

Che sono cose però di cui io non mi occupo perché io tutto quello che è contabilità a pagamento non è il mio e non lo lascio a loro. Ok, ok, ok, va bene. Gli strumenti che usi per fare tutto questo lavoro? Vabbè, l'email aziendale, Excel. L'email, esatto, e il NAS. Per fare i DDT abbiamo il gestionale che è reviso. Il gestionale.

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S… Speaker 1 (WhatsApp Audio 2026-05-06 at 11.43.03)

e sul Reviso gestite oltre alla contabilità anche tutta la parte documentale quindi DDT allora lo usiamo per fare i DDT la mia collega ci fa le conferme d'ordine e poi tutta una grandissima parte di fatturazione però questa te la deve dire la mia collega perché io intravedo qualcosa ogni tanto ma sono più loro che usano quella parte lì ok

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S… Speaker 2 (WhatsApp Audio 2026-05-06 at 11.43.03)

Per caso sai se viene utilizzato anche per gestire il magazzino? Non lo so. Non credo, però parlane poi con Valeria perché lei con gli acquisti vede anche quella parte lì. Quindi non vorrei dare informazioni errate. Ok. Quindi abbiamo detto che la parte... Ok, allora. Questo è ciò che riguarda la presa ordine da parte dei commerciali.

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S… Speaker 2 (WhatsApp Audio 2026-05-06 at 11.43.03)

Riguardo invece la parte delle manutenzioni, ci siamo detti, ti occupi un po' di fare una programmazione, cioè nel momento in cui sai, Dennis ti ha dato l'ok a fare un certo tipo di lavoro a livello logistico, tu ti occupi magari di prenotare, di sdire, cambiare, chiedere ai dipendenti, quindi fare anche un coordinamento di questo tipo, giusto?

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S… Speaker 1 (WhatsApp Audio 2026-05-06 at 11.43.03)

Sì, l'unica cosa le squadre non le decido io, nel senso che le squadre sono a totale discrezione di Denis e di Davide, a me vengono dati i nomi o comunque il numero di persone che andranno, io non mi occupo di formare la squadra. Quindi diciamo Denis o qualcun altro ti dice faremo questo giro, faremo queste cose e poi processi quel dato lì.

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S… Speaker 1 (WhatsApp Audio 2026-05-06 at 11.43.03)

Io so che il 3 marzo in questa azienda andranno due dipendenti. Io programmo tutto, poi che siano Michele, Luca, Alberto, io lo so, magari un paio di giorni prima. Ma quando dici programmare tutto, che cosa intendi? Sempre questo discorso delle trasferte? Ma anche il semplice intervento, allora anche per quanto riguarda magari non la trasferta...

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S… Speaker 2 (WhatsApp Audio 2026-05-06 at 11.43.03)

Nel senso la cosa fatta in giornata, ok? Ovviamente io devo sentire il cliente, chiedere la sua approvazione sul giorno, dirgli a che ora andremo. Diciamo che parte della programmazione, e qua si aggiunge un'altra cosa, un'altra grossa fetta di cui mi occupo, è la gestione della sicurezza per quanto riguarda sia qui aziendale che l'accesso nei cantieri. Gestione, sicurezza.

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S… Speaker 2 (WhatsApp Audio 2026-05-06 at 11.43.03)

Sia aziendale che sui cantieri, ok. Quindi, allora, questo non riguarda in realtà solo le manutenzioni, però quando noi andiamo a lavorare in un cantiere, che possa essere fare una manutenzione, fare un impianto, tendenzialmente, ormai nel 2026, quasi tutte le aziende in cui tu entri...

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S… Speaker 2 (WhatsApp Audio 2026-05-06 at 11.43.03)

richiedono una documentazione una documentazione riferita all'azienda una documentazione per ogni dipendente documentazione ti parlo di attestati di formazione ti parlo di assicurazione ti parlo di documenti di identità documenti di assunzione di regolare assunzione quindi di non lavoro in nero e quant'altro quindi

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S… Speaker 2 (WhatsApp Audio 2026-05-06 at 11.43.03)

parte della mia programmazione è anche sapere dove andranno i ragazzi per poter contattare queste aziende e inviare la documentazione di cui hanno bisogno perché altrimenti una volta arrivati fuori dall'azienda gli dicono voi qua non potete entrare ok qua si rifà un po' il problema che ti dicevo prima dell'organizzazione ok perché

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S… Speaker 2 (WhatsApp Audio 2026-05-06 at 11.43.03)

È vero che io adesso, essendo un po' di anni che lo faccio, mentalmente so che io un giorno, a fine della settimana precedente, mi prendo il calendario, se ce l'ho, guardo le aziende in cui dobbiamo andare e bene o male ormai so quelle che hanno già i nostri documenti, quelle nuove.

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S… Speaker 2 (WhatsApp Audio 2026-05-06 at 11.43.03)

Però a volte è un processo lungo perché magari non ti rispondono, perché magari la documentazione non è perfetta, perché magari vogliono proprio una cosa che a te manca, quindi devi richiederla magari su un portale.

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S… Speaker 2 (WhatsApp Audio 2026-05-06 at 11.43.03)

E quindi non sono cose per cui se tu non ce l'hai chiudono un occhio, sono cose che tu devi avere. Noi diciamo che ci stiamo abbastanza al passo perché io ormai me ne occupo da un po' quindi cerco di farlo in maniera molto organizzata. Però io a volte ho bisogno di sapere un po' prima queste cose perché a volte all'ultimo mi dicono ma domani andiamo in quell'azienda link e non ci siamo mai andati, chissà se hanno bisogno di documenti.

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S… Speaker 2 (WhatsApp Audio 2026-05-06 at 11.43.03)

però non dipende solo da me perché ci deve essere responsabile di quell'azienda che se ne occupa che abbia voglia di guardare la mail che sia disponibile e quindi questa è diciamo un'altra grande fetta che seguo che secondo me avrebbe bisogno di un pochino più di precisione diciamo di tempistica perché a volte è impegnativo nel senso che a volte ti chiedono proprio tante cose

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S… Speaker 1 (WhatsApp Audio 2026-05-06 at 11.43.03)

Cioè, io immagino questi documenti una volta, come dire...

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S… Speaker 1 (WhatsApp Audio 2026-05-06 at 11.43.03)

che ogni persona dell'azienda ha i suoi, quindi la sua assicurazione, il suo attestato di formazione, il DURC, tutte queste robe qui. Non dovrebbe essere facile, arrivati a questo punto, gestire questo genere di informazioni? Non è difficile da gestire, nel senso che io ho delle cartelle predefinite con tutto quanto. Il problema è che a volte ci sono...

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S… Speaker 2 (WhatsApp Audio 2026-05-06 at 11.43.03)

Tolti i documenti base, che possono essere il DURC, l'assicurazione, la risura. Noi abbiamo 8-9 ragazzi in officina.

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S… Speaker 2 (WhatsApp Audio 2026-05-06 at 11.43.03)

più o meno adesso non ho il conto preciso comunque se io inviassi tutti i documenti di tutti i dipendenti tutte le volte mi verrebbe fuori una roba tipo 150 documenti quindi io innanzitutto avrei bisogno di sapere preventivamente chi sono le squadre perché se io invio solo te non mando i documenti di 750 persone ok e soprattutto

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S… Speaker 2 (WhatsApp Audio 2026-05-06 at 11.43.03)

È vero che ci sono dei documenti predefiniti come l'assicurazione paghi, hai la ricevuta dell'assicurazione, io te lo posso anche inviare di default, ma ci sono dei documenti come il Duvri, come il POS, che vanno fatti in base a quel cantiere. Duvri. Esatto. E l'altro che hai nominato? POS. E l'altro è il POS, esatto, piano operativo di sicurezza. Quindi io in base a...

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S… Speaker 2 (WhatsApp Audio 2026-05-06 at 11.43.03)

L'azienda dove andiamo, quanti giorni stiamo, che tipo di lavoro è, che tipo di attrezzatura usiamo. Io devo compilare questo documento e il problema non è che questo è un documento prestabilito, che l'altra azienda ti manda ed è fatto sempre uguale. Ci sono dei documenti di due pagine che io mi tolgo in dieci minuti.

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S… Speaker 2 (WhatsApp Audio 2026-05-06 at 11.43.03)

perché ormai ho imparato appunto a farlo, ci sono delle aziende che ti mandano documenti di 20 pagine da compilare. Quindi al di là della difficoltà è proprio una questione di tempistica. Se io non so tante informazioni sul cantiere o addirittura arrivo a ridosso del cantiere, diventa difficile. Cosa proponi per risolvere questo genere di problema?

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S… Speaker 2 (WhatsApp Audio 2026-05-06 at 11.43.03)

secondo me innanzitutto sapere avere una visione un pochino più a lungo termine dei cantieri specialmente dei cantieri grandi perché poi ti dico con le manutenzioni un po' il fatto di ormai conoscere il cliente un po' il fatto che siamo lì tre volte all'anno se quel mese mi manca quello attestato

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S… Speaker 2 (WhatsApp Audio 2026-05-06 at 11.43.03)

Poi magari io posso chiamare un'azienda e dire guarda non sono in ufficio, te lo mando domani, però sui grandi cantieri, adesso per esempio tra due settimane andremo a Roma, io ieri mi sono già portata avanti per chiedere tutta la documentazione che serve. Poi vabbè appunto una cosa molto importante è avere sempre i corsi aggiornati.

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S… Speaker 2 (WhatsApp Audio 2026-05-06 at 11.43.03)

E quella è una cosa su cui sto combattendo una battaglia, nel senso che è vero che sono costosi, è vero che tolgono tempo all'officina, però è molto importante avere sempre i corsi aggiornati perché io in qualunque momento ho la documentazione pronta. Cioè se quella dipendente deve aggiornare il muletto e io ce l'ho, vuol dire che all'ultimo mi chiamano, non ci sono io in ufficio.

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S… Speaker 2 (WhatsApp Audio 2026-05-06 at 11.43.03)

Ci siamo accorti che ci manca un documento, io sono a posto, ce l'ho archiviato in computer, se non lo mando io lo manderà qualcun altro, però è il fatto di avere le cose, cioè riuscire a mandare le persone ai corsi, quello è molto importante. Avere una programmazione dettagliata. Però la programmazione viene fatta, mi dicevi, su base mensile, giusto?

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S… Speaker 2 (WhatsApp Audio 2026-05-06 at 11.43.03)

Allora, diciamo che io mensilmente tiro giù le manutenzioni, poi a volte mi vengono dette la settimana prima, a volte due settimane prima, a volte il giorno prima. Su questo c'è ancora molto... Sì, perché diciamo tu ti occupi se vogliamo di programmare...

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S… Speaker 1 (WhatsApp Audio 2026-05-06 at 11.43.03)

l'ordinario, quello che sai avere una scadenza, ma poi inevitabilmente tutto il lavoro si intreccia con gli impegni di natura straordinaria. Quindi qualora emergesse un cantiere nuovo, un sopralluogo nuovo, ecco che magari tutta la programmazione è ok, è chiaro. Esatto. Poi solo più una cosa, magari la squadra è fatta da...

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S… Speaker 2 (WhatsApp Audio 2026-05-06 at 11.43.03)

A e B. Quel giorno piove, A e B non possono andare in cantiere per dire perché in quel cantiere deve essere fatto quando fa bello, la squadra viene divisa. Ma se viene divisa siamo di nuovo punto a capo, per cui magari i documenti di uno non ci sono, l'altro non era previsto che fosse lì. Poi per carità ti dico, le situazioni straordinarie capitano, capitano che se non si possa andare in cantiere capita di tutto. Secondo me avere una visione un po' più a lungo termine...

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S… Speaker 2 (WhatsApp Audio 2026-05-06 at 11.43.03)

aiuta di più, nel senso che proprio a livello organizzativo è un pochino più rassicurante, poi l'imprevisto si gestisce, non è niente di particolare, anche perché spesso le altre aziende non sono così veloci nella risposta, magari quello della sicurezza di un'azienda che è il quadruplo di noi a lavorare in quel momento sette ditte insieme.

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S… Speaker 1 (WhatsApp Audio 2026-05-06 at 11.43.03)

Quindi magari la mail della Global Service la vede tra quattro giorni, però noi magari entriamo tra cinque e quindi bisogna un attimo, secondo me, organizzare un po' meglio questa cosa qua. Ok, quindi mi dici come piani di miglioramento avere il più possibile...

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S… Speaker 1 (WhatsApp Audio 2026-05-06 at 11.43.03)

aggiornati tutti i corsi una visione a lungo termine il che significa provare a fare una programmazione precisa con la possibilità poi inevitabile che le cose vengono cambiate e poi se posso aggiungere comunicazione perché allora io adesso dopo quattro anni e mezzo so che a volte ci sono delle mancanze quindi a volte vado da Dennis vado da Fabrizio

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S… Speaker 1 (WhatsApp Audio 2026-05-06 at 11.43.03)

ma non è che devo prenotare qualche transfer ah sì esatto va bene lo faccio ormai lo faccio di default rientra anche un po' sempre nel venirsi incontro nel senso io me lo ricordo te lo chiedo oppure io per esempio che ne so se ho per dirti due giorni di permesso di fila tipo questo weekend io vivendo con l'ansia mi porto sempre avanti quindi ho già chiesto la prossima settimana non c'è niente siete sicuri devo portarmi avanti col lavoro di qua di là

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S… Speaker 1 (WhatsApp Audio 2026-05-06 at 11.43.03)

Però a volte anche dall'altra parte avere un feedback subito, cioè senza dover stare un po' a rincorrere le persone, secondo me sarebbe anche un buon modo di iniziare a ragionare poi sul lungo termine delle cose, diciamo. Ma per fare la programmazione e soprattutto per comunicare, avete qualche strumento interno? Teams?

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S… Speaker 1 (WhatsApp Audio 2026-05-06 at 11.43.03)

meet no no no no cioè nel senso già aveva usato i cordless qua è abbastanza è stata impegnativa no no no ci parliamo ok ci parliamo io a volte anche la mia collega mando delle mail mando la mail perché tendenza avete un calendario condiviso banalmente

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S… Speaker 1 (WhatsApp Audio 2026-05-06 at 11.43.03)

L'unica cosa condivisa che abbiamo è il NAS, però per esempio le programmazioni vengono dette a voce o scritte su... Dennis si fa stampare dei planning settimanali su cui poi scrive le cose e poi ce ne fa una copia. Si fa stampare da chi? Cioè lui scrive, io faccio le fotocopie, le distribuisco a me, alla mia collega in officina. Ah, ok. Quindi scrive letteralmente sui fogli di carta e poi... Sì, sì, su carta.

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S… Speaker 2 (WhatsApp Audio 2026-05-06 at 11.43.03)

Quindi scrive sulla carta le attività e poi questi fogli vengono distribuiti. Sì. E hai un foglio magari da farmi vedere? Sì, aspetta che vado in ufficio un attimo. Ah, ci dobbiamo collegare. Questo. Ah, ok. Praticamente qui hai i giorni, i nomi dei ragazzi. Sì. E qua i cantieri settimanali. Così. Ok.

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S… Speaker 1 (WhatsApp Audio 2026-05-06 at 11.43.03)

E questo foliar avviene ogni settimana? Cioè avviene fatto ogni settimana? Sì, tendenzialmente. Sì, sì, tendenzialmente. Poi c'è la volta che salta, la volta in cui è un po' incompleto, la volta in cui... Ok. Teoricamente sì, non ti posso dire che è una regola ferra dell'azienda, ecco. Va bene, va bene. D'accordo. D'accordo.

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S… Speaker 1 (WhatsApp Audio 2026-05-06 at 11.43.03)

Ti dico solo altre due cose che non so se ti possono servire, che non sono dei veri e propri processi, ma sono cose corredate più o meno di cui mi occupo, che non so se magari ti possono servire. Sono la gestione dei mezzi aziendali, quindi controllare assicurazioni, revisioni, bolli,

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S… Speaker 2 (WhatsApp Audio 2026-05-06 at 11.43.03)

le carte, carburante, i telepass quindi io ho l'accesso a tutta quella parte lì quindi sicurezza te l'ho detta e anche la gestione dei mezzi immagino sia un pelo complicata la gestione più che altro la logistica della serie abbiamo due cantieri dobbiamo fare la manutenzione a Milano e a Parma per esempio

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S… Speaker 1 (WhatsApp Audio 2026-05-06 at 11.43.03)

Serve sia per Milano che per Parma lo stesso mezzo? No, la gestione del mezzo sul cantiere, nel senso con cosa partono i ragazzi, fa parte, se ne occupano Denis e Davide.

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S… Speaker 1 (WhatsApp Audio 2026-05-06 at 11.43.03)

Io mi occupo più che altro della gestione del mezzo, in quanto mezzo in sé, nel senso se deve fare la revisione, se ha il bollo da fare, se ha il tagliando da fare, se ha il telepass, che ne so, il telepass si scarica, c'è da richiedere un altro telepass, piuttosto che cambiamo mezzo, quindi devo richiedere un altro telepass, quella parte è lì.

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S… Speaker 1 (WhatsApp Audio 2026-05-06 at 11.43.03)

Poi in realtà proprio con che mezzo vanno via i ragazzi quello lo gestisce Denis in base al carico che avranno e in base al lavoro che dovranno fare.

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S… Speaker 1 (WhatsApp Audio 2026-05-06 at 11.43.03)

Gestione dei rifiuti, quindi io ho l'accesso a tutti perché adesso la gestione dei rifiuti è diventata telematica, quindi non c'è più il foglio, passa tutto tramite dei gestionali.

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S… Speaker 1 (WhatsApp Audio 2026-05-06 at 11.43.03)

Quindi io con un consulente esterno ci occupiamo anche di questa cosa qua, quindi io tutti i mesi invio il resoconto del carico e dello scarico dei rifiuti, mi occupo anche di organizzare i ritiri delle acque sporche piuttosto che del ferro, piuttosto che di altre cose. Poi a fine mese invio al consulente del lavoro le ore dei dipendenti, quindi io tutti i mesi faccio il calcolo delle ore.

20:50

S… Speaker 1 (WhatsApp Audio 2026-05-06 at 11.43.03)

tra ufficio e officina con le bolle di lavoro e le cartoline bollate poi lo invio al consulente esterno che ci farà poi cedolini e quelli vanno in contabilità ok quello vabbè rifiuti ah e poi però questa è una parte che diciamo è nata col tempo con le mie colleghe in collaborazione nel senso che io come ti dicevo di contabilità non ne so e voglio starne fuori però ci sono delle attività

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S… Speaker 1 (WhatsApp Audio 2026-05-06 at 11.43.03)

proprio di come di dirti di sistemazione dei documenti archiviazione documentazione che a volte se sono un pochino più scarica mi accollo nel senso che piuttosto che mettere via la fattura piuttosto che la divisione degli scontrini piuttosto che l'archiviazione di alcuni documenti che sono già stati elaborati in contabilità da loro diciamo che mi prendo quella parte però è una cosa che faccio

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S… Speaker 1 (WhatsApp Audio 2026-05-06 at 11.43.03)

passami il termine tra virgolette come un favore nel senso che se io sono scarica mi prendo questa parte qua ok e poi l'ultima cosa che non so quanto rientri nell'importanza tutta però diciamo che una buona parte consiste anche nel gestire un po' la parte passami il termine personale di Dennis quindi nel senso tutto quello che sono

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S… Speaker 1 (WhatsApp Audio 2026-05-06 at 11.43.03)

cose extra lavoro quindi piuttosto che la vacanza piuttosto che la prenotazione diciamo che c'è anche una parte di segreteria di direzione diciamo così che non è il mio punto principale però diciamo che se vogliamo proprio dire tutto quello che facciamo c'è ok allora io ho segnato un po' tutto va bene

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S… Speaker 2 (WhatsApp Audio 2026-05-06 at 11.43.03)

Beatrice, ti ringrazio, devo collegarmi con... Sì? Con chi devo collegarmi? Solidea, forse. No, con Valeria. No?

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S… Speaker 2 (WhatsApp Audio 2026-05-06 at 11.43.03)

Valeria, te la chiamo allora. Ho inviato un link su Teams e al posto di collegarci su Zoom, come abbiamo fatto noi, ci collegheremo su Teams. Allora vado in ufficio e glielo dico. Perfetto. Beatrice, ti ringrazio tantissimo. Grazie mille. Per qualunque cosa, magari ti scrivo sulle mail di info, se qualcosa non fosse chiaro. Grazie.

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